О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г. и их отчетности за 2020 г.

Руководителям
федеральных архивных учреждений
и уполномоченных органов
исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

1 сентября 2020 г. № 4/2340-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2021 г. и их отчетности за 2020 г.

Сохраняющаяся неопределенность в отношении возможных сценариев дальнейшего распространения коронавирусной инфекции обуславливает необходимость планирования работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г., исходя из эпидемической ситуации в каждом конкретном регионе. В случае ее стабилизации – возвращение к деятельности в обычном режиме с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20), при ухудшении – организация работы с учетом ограничений, устанавливаемых нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся соответствующие архивы, в том числе с переходом, в необходимых случаях, на дистанционный режим.

При этом считаем важным, чтобы в обоих случаях планы предусматривали мероприятия по цифровой трансформации, включенной Указом Президента Российской Федерации от 21.07.2020 № 474 в число национальных целей развития Российской Федерации на период до 2030 г., которые бы обеспечивали повышение удовлетворенности граждан государственными услугами, снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем, информационно-технологической инфраструктуры, последовательный переход на отечественное программное обеспечение.

В этой связи считаем целесообразным предусмотреть при планировании работы на 2021 г.:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• реализацию мер по предупреждению ЧС на архивных объектах, включая проведение работ по повышению их пожарной безопасности и обеспечению антитеррористической защищенности;

• организацию действенного контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;

• незамедлительное информирование Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела о фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);

• оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

• внедрение Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Росархива от 25.06.2020 № 75;

• организацию и проведение паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2022 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11;

• организацию и проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2022 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (только федеральные архивы);

• сокращение объемов неописанных по итогам паспортизации по состоянию на 01.01.2019 документов, поставленных на государственный учет;

• продолжение работы по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия в РГАЛИ (РГАЛИ, РГАНТД);

• ввод в эксплуатацию лабораторного корпуса РГАКФД (Московская область, г. Красногорск), продолжение строительства архивного комплекса ГАРФ (Калужская область, г. Обнинск);
   

в сфере комплектования:

• продолжение внедрения в практику работы архивов и организаций – источников их комплектования:

• Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и 20.12.2019 № 237,

• Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71,

• Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 30,

• Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 № 31;

• организацию и проведение паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2021;

• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;

• продолжение изучения практики работы с электронными документами в системах электронного документооборота органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, а также практики приема электронных документов в государственные и муниципальные архивы;
   

в сфере использования архивных документов:

• совершенствование информационного обслуживания государственных органов, органов местного самоуправления и граждан, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов на основе организации электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР посредством Единой государственной информационной системы социального обеспечения и внедрения в практику работы Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу;

• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021–2025 годы (только федеральные архивы) и планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

• проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2021–2025 годы» и соответствующий План Росархива (только федеральные архивы);

• участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., 60-летию полета Ю.А. Гагарина, 100-летию Рижского мирного договора, 300-летию Российской империи, 800-летию со дня рождения Александра Невского, 350-летию со дня рождения Петра I, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского и Н.А. Некрасова;

• подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР. 1946–1963 гг.» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963»). Т.6 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГА в г. Самаре), «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т. 2, части 2-3 (август 1944 – январь 1945 гг.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА), «Восстание в Варшавском гетто. Апрель-май 1943 г.» (ГАРФ, РГАСПИ, РГАКФД), «Восстановление промышленности Белоруссии. 1944–1950 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ), «Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции» (РГАЭ, ГАРФ), «Советская модель экономики: Союзный центр и республики Прибалтики. 1975–1991 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Голод в Казахстане и России в 1928–1934 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ), «Казахстан в годы Великой Отечественной войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ), «Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ), «СССР и Вьетнам в годы второй Индокитайской войны. Международная конференция по Вьетнаму. Париж, 1973 г.» (РГАСПИ, РГАНИ), «Политические отношения между СССР и МНР в 1952–1966 гг.» (РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАКФД), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956–1980-х гг.» (РГАНИ), «Секретариат ЦК КПСС. Протокольные рабочие записи и стенограммы заседаний. Том 3. 1970–1971 гг.» (РГАНИ), «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV, вып. 2 (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654–1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), «Россия и белорусские земли XVII – первой половины XVIII вв.». Т. 2 «Шляхта и воинские подразделения Великого княжества Литовского на царской службе в 1654–1667 гг.» (РГАДА);

• проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках (по специальному плану);

• создание и пополнение Интернет-проектов «Победа. 1941–1945», «Архивы – школе», «Польско-советская война. 1919–1921», к 800-летию со дня рождения Александра Невского, к 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского и других по заданиям директивных органов;

• продолжение оцифровки и представления в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников, в том числе участие в подготовке и пополнении федерального архивного Интернет-проекта «Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.»;

• пополнение документального комплекса «Вторая мировая война в архивных документах», размещенного на базе информационных ресурсов Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина (только федеральные архивы);

• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;
   

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• продолжение автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения информационных систем архивов;

• ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, в объемах, позволяющих завершить эту работу до конца 2023 г.;

• пополнение Общероссийской справочно-информационной системы (ОСИС) «База данных по местам хранения документов по личному составу» сведениями о местах хранения таких документов организаций государств – участников СНГ (РГАНТД) и сведениями о российских организациях, документы по личному составу которых на хранение не поступали и пути розыска которых исчерпаны;

• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов (только федеральные архивы);

• техническое сопровождение переноса информационных систем Росархива в государственную единую облачную платформу (ГЕОП) в рамках эксперимента, проводимого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.2019 № 1114 (РГАНТД);
   

в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

• внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24;

• повышение квалификации должностных лиц и работников архивов, в том числе в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности, ГО и ЧС;

• участие:

  • в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Нижний Новгород)^[1] и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;

  • во Всероссийском совещании муниципальных архивистов (г. Нижний Новгород);^[2]

  • в совещании-семинаре главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Уральского федерального округа по обмену опытом работы в сфере обеспечения сохранности документов (г. Екатеринбург);^[3]

  • во II Всероссийском кинофестивале архивных фильмов «Российский хронограф» (г. Екатеринбург, март-апрель);^[4]

  • в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ, РГВИА), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместной Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАЭ, РГАНИ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД);^[5]

  • в XXI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики);^[6]

  • в XIX конгрессе Международного совета архивов (ОАЭ, г. Абу-Даби, октябрь; федеральные архивы, ВНИИДАД, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);^[7]

  • в XXVIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь);^[8]

  • в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2018–2020 гг.
     

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов предлагаем предусмотреть обсуждение на очередных заседаниях вопроса о выдвижении на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2018–2020 гг.

В текстовой части годовых отчетов просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• участие в реализации различных региональных программ развития;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2019 (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы (только федеральные архивы).

Просим оперативно представлять в Росархив информацию о произошедших кадровых изменениях в руководстве уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и подведомственных архивах, а также обеспечить своевременную актуализацию контактной информации на странице соответствующего архива на портале «Архивы России» и регулярное размещение новостной информации о деятельности в соответствии с письмом Росархива от 09.02.2016 № 8/281-А.

Напоминаем, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: № 1 – федеральные государственные архивы, № 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2020 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2021 г. – для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства       А.Н. Артизов

[1] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[2] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[3] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[4] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[5] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[6] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[7] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

[8] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.

Приложение 1
к письму Росархива
от 01.09.2020 № 4/2340-А

Таблица представления
федеральными архивами
планово-отчетной документации 2020/2021

Приложение 2
к письму Росархива
от 01.09.2020 № 4/2340-А

Таблица представления
уполномоченными органами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела
планово-отчетной документации 2020/2021

Приложение 3
к письму Росархива
от 01.09.2020 № 4/2340-А

Таблица представления
базовыми органами НМС архивных учреждений федеральных округов
планово-отчетной документации 2020 / 2021