О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2013 г. и их отчетности за 2012 г.

24 сентября 2012 г. № 4/1655-А
 

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2013 г. и их отчетности за 2012 г.

Исходя из складывающейся ситуации в социально-культурной сфере страны, тенденций развития экономики, с учетом сценарных условий ее функционирования в 2013 г. и в период до 2015 г., а также исходя из Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.11.2008 № 1662-р, Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 г., утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 08.12.2011 № 2227-р, в части, касающейся политики в области культуры и архивного дела, и федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», Федеральное архивное агентство в годовых планах архивных учреждений Российской Федерации на 2013 г. считает целесообразным предусмотреть:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;

• реализацию нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей, проведению цикличной проверки наличия и состояния документов на основе долгосрочных планов;

• выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

в сфере комплектования:

• продолжение работы по организации внедрения в практику работы архивных учреждений Российской Федерации «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, в редакции от 07.09.2011 и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2011 № 558;

• оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

• продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;

• организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

в сфере использования архивных документов:

• участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилейных дат: 400-летия окончания Смуты; 400-летия Дома Романовых; 70-летия Сталинградской и Курской битв; 200-летия со дня рождения М.Ю. Лермонтова (2014 г.); 100-летия начала Первой мировой войны (2014 г.);

• участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011–2015 гг.», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011–2015 годы;

• участие в реализации Соглашения о сотрудничестве между Федеральным агентством по делам СНГ, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству и Федеральным архивным агентством;

• участие в реализации мероприятий, связанных с использованием архивных документов, Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2011–2013 гг., Плана совместных мероприятий Федерального архивного агентства и Государственной архивной службы Украины на 2011–2013 гг., Плана мероприятий Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов на конец 2012–2013 гг., Программы мероприятий Российско-китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов на 2011–2015 гг.;

• организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР на 2011–2015 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

• пополнение базы данных рассекреченных документов и Справочно-информационной базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу (только федеральные архивы);

• подготовку сборников документов: «Переписка гетманов левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654–1764 гг.» (РГАДА), «Из истории российско-грузинских связей: к 230-летию подписания Георгиевского трактата»

• (РГВИА, РГАДА, РГИА), «Они защищали Россию. К 100-летию начала Первой мировой войны (фото и документы)» (РГВИА, РГАВМФ), «Первая мировая война в воспоминаниях и дневниках офицеров Русской императорской армии» (РГВИА), фотоальбом, посвященный Первой мировой войне (РГАКФД, РГВИА, РГАВМФ, ГАРФ, РГИА), «Голод в СССР. 1929–1934 гг.», т. 3 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА), «Российский коллаборационизм: Русская освободительная армия А.А. Власова» (РГАСПИ), «Польское военно-политическое подполье и СССР. 1943–1945 гг.» (ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАКФД), «Итальянские военнопленные в СССР» (РГВА), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1945–1980 гг.» (РГАНИ, РГАСПИ), «Советская Прибалтика. Тенденции и проблемы экономического развития Литвы, Латвии и Эстонии в советский период. 1940–1991» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ);

• выявление документов для подготовки сборников и документальных выставок в соответствии с обращениями МИД России (только федеральные архивы);

• подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), а также выставок: «Президент Хо Ши Мин и Россия» (Вьетнам, г. Ханой; РГАСПИ, ГАРФ, РГАКФД, РГАНИ) и «Гибель семьи императора Николая II. Следствие длиною в век» (г. Екатеринбург, июль; ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАФД, РГАКФД);

• информационное пополнение и поддержку Интернет-сайтов «Победа. 1941–1945» (РГАКФД, РГАНТД) и «Документы советской эпохи» (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД);

• реализацию проекта «Архивы – школам» (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГАНТД);

• продолжение работы по организации Справочно-информационного центра федеральных архивов (РГАНТД, федеральные архивы, расположенные в г. Москве);

• внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• рассмотрение на заседаниях дирекций вопросов в части устранения недостатков в обеспечении санитарно-гигиенического состояния архивохранилищ, выявленных по результатам проверок, проведенных специалистами ВНИИДАД; соблюдения пропускного и внутриобъектового режимов в соответствии с требованиями приказа Росархива от 03.08.2009 № 42-ДСП (только федеральные архивы);

• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Управление по делам архивов Краснодарского края)^[1];

• участие в организации и проведении заседаний Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (Китай; РГАВМФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи российских и армянских архивистов «Архивное дело России и Армении на современном этапе» (Армения; федеральные архивы, ВНИИДАД), российско-германского семинара «Информационные технологии в

• архивном деле» (г. Москва; федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече директоров федеральных архивов России и центральных государственных архивов Украины и Белоруссии (Белоруссия; федеральные архивы, ВНИИДАД)^[1];

• участие в работе VIII Форума научной и творческой интеллигенции стран-участников СНГ (федеральные архивы, ВНИИДАД)^[1];

• участие в XIV Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Управление Алтайского края по культуре и архивному делу, Управление государственной архивной службы Новосибирской области)^[1];

• участие в XX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 4-й квартал)^[2];

• продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.

Просим иметь в виду, что прием заявок на участие в реализации мероприятий федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)» в 2013 г. будет осуществляться в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 № 23.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

• работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

• сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;

• результаты использования ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» в практике государственных и муниципальных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела для решения конкретных вопросов повседневной деятельности;

• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

• работу по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД);

• работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;

• степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT-специалистов и степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение;

• данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).

Вместе с годовыми отчетами за 2012 г. необходимо представить:

• статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), № 4 (на бумажном носителе и в электронном формате);

• паспорта государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2013, а также сведения об итогах паспортизации архивов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по формам, предусмотренным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11.03.97 № 11);

• анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2013 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 № 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 № 5/2040-Т (только федеральные архивы);

• по два экземпляра вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации.

В связи с размещением в 2013 г. информации из Центрального фондового каталога в сети Интернет считаем обязательным предоставление в срок до 1 февраля 2013 г. полной резервной копии БД «Фондовый каталог» всеми федеральными архивами и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Копия БД, каталог с прикрепленными файлами и сопроводительное письмо, содержащее информацию о версии и наименовании БД, дате создания копии БД, количеству фондов/описей/дел, загруженных в БД, передаются с помощью ftp-доступа в соответствующую папку на сервере ЦФК. Для получения ftp-доступа необходимо направить в Росархив письмо, содержащее перечень лиц с указанием должностей, на которых возложены обязанности по внесению сведений, подлежащих размещению на ЦФК.

Просим также направить в Росархив информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденых на 2013 г., с разбивкой по статьям экономической классификации – до 1 марта 2013 г.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов рекомендуем предусмотреть рассмотрение на заседаниях советов:

• вопросов, связанных с размещением в сети Интернет фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, включая архивоведческие и технологические аспекты, а также организацию использования в режиме онлайн заключенной в них информации;

• информации об итогах XVII Международного конгресса архивов и деятельности на конгрессе российской делегации; отраслевого конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009–2011 гг.

Одновременно напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов – к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2011 г. – к 15 января 2013 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2013 г. – в сроки, установленные приказом Росархива от 22.08.2011 № 64.

[1] Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

[2] Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.