1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов

 

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.

Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:

- уникальных документов – ежегодно;

- особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;

- электронных документов – один раз в 5 лет;

Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.

В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:

- установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;

- выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;

- выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;

- выявление ошибок в учётных документах и их устранение;

- выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;

- выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической,  технической обработки и реставрации;

Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов (см. п. 1.2.1.)

Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.

Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел  (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).

Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.

При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:

-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;

-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;

-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.

Единицы хранения, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.

 

Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:

- пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);

- с повышенной влажностью;

- с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);

- с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);

- запыленные.

Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.

Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.

Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.

Полистная проверка проводится в целях:

- установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;

- выявления отсутствующих листов (документов);

- выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);

- выявления и устранения недостатков в учётных документах,  в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;

- выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.

Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия  документов определяется:

- выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;

- наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);

- наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)

В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:

- сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;

- проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества  данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;

- в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов (см. п. 4.1.1.);

- нумерация листов дела при ее отсутствии;

- составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя (см. п. 4.1.2.);

- проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;

- оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.

При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.

При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.

Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

-при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска

Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел

фиксируются в листе и акте проверки.

Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.

В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.

В графе 1 указывается номер(а) описи(ей), по которой(ым) проходила проверка наличия.

В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.

В графах 3-4 указываются:

- литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

- литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 5-6 указываются

- пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

- пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.

В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.

В графе 10 указываются номера ед.хр., выданных во временное пользование.

В графе 11 указываются номера ед.хр., не оказавшихся в наличии в момент проверки наличия.

В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).

В графе 13 указываются номера ед.хр., не включенных в описи, обнаруженных в процессе проверки.

При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.

По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.

 

Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.

В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.

Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.

В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007); ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).

На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов, фиксирующий итоги проверки наличия. В акте проверки, в отличие от листа проверки, указывается только количество дел в соответствии с листом проверки. При полистной проверке наличия в акте проверки наличия и состояния архивных документов в скобках после указания количества дел по описям (по фонду) указывается количество листов в делах. В акте проверки фиксируется также общее количество дел, на которое увеличился или уменьшился объём проверяемого архивного фонда.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.

По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп "ПРОВЕРЕНО", с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.

Необходимые уточнения вносятся в лист-заверитель дела на основании актов. Исправления и дополнения заверяются отметкой, содержащей дату записи, указание должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника, проводившего полистную проверку. При значительном количестве уточнений, дополнений и ошибок в листе-заверителе последний пересоставляется. Прежний лист-заверитель гасится (перечеркивается), из дела не изымается. (см. п. 4.1.2.).

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.        

Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.

Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.

В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.

Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.